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一个二手造价项目,当你接手后如何处理?

2020-11-05 15:41:43 175

在真实的造价场景中,能够从始至终做完造价工作的情况,几乎是少之又少,大都是二手造价事务/项目,这就要面临着造价工作的交接问题,如何交接,如何接收呢?这就是本篇要探讨的问题。

一 :什么是二手造价项目

以全过程造价咨询项目为例,从招标阶段到结算完成,乃至二审的完成,若从始至终负责到底,我们称之为完整的项目履历,若在中途撤出或者进入,对于当事人而言,这样的项目都属于“二手造价项目”。

以单项造价事务为例,若在没有出具最终成果文件之前撤出或者进入,对接收的人而言,则是属于“二手造价事务”。

中途的撤离或进入都要面临着对项目信息的重新梳理。对于撤离的造价人员,需要梳理资料,把工作移交出去。对于接收的造价人员,需要重新梳理并熟悉相关资料,继续后续的造价工作。

二:二手造价项目交接常见的问题

项目交接,我们交接的都是有形的,显性的,那些封装在交接者头脑中的信息是无法被交接的。

对于能够交接的资料,接收者需要重新扫描和输入才能进入的其头脑系统。

那些隐性的、存储在交接者头脑中的信息,则需要主动交代,或者通过接收者主动的问询才能够被传递出来。

基于这样的状态,就会出现,交接信息不充分,显性的信息比较容易交接,隐性的信息则就难以交接,交接都是时间短暂的,交接者或许无法将所有隐性的信息全部坦白给接收者,或者即便是能够全部坦白出来,接收者也不能完全接收和消化。

基于这样的状态,就会面临着脱不了身和理不清头绪的两种场景。

三:被动的接,真的很被动

在接收二手造价事务/项目时,我们通常会的接收一大堆文件资料,很难在短暂的时间内去判断接收的资料是否完善。

这受交接者业务能力和工作习惯的限制,交什么,我们就只能接收什么,后续用到什么再找什么,相当的被动。

如何扭转这种被动的状态,由被动变为主动的呢?

推荐一种框架式的接收方式,以最为复杂的全过程造价咨询业务为例进行讲述。

基础资料的接收,以合同为主线进行接收,不再被动的交什么结什么,而是需要什么就索要什么。具体步骤是:

1、先索要目标成本、合约规划和招采计划等资料(这个资料有些委托方会提供给造价咨询,有些是不提供给造价咨询的,我按照提供考虑,若不提供直接进入第2条),这份资料其实是一份造价咨询的工作地图,可以让我们知道造价咨询都需要做那些事务,通过这份资料可以知晓整个项目的整体进展情况。

插播三个概念:

目标成本:就是要明确一个项目要花费的全部费用,通常有固定的格式和科目,按照项目的建造标准,依据历史数据和经验数据编制的一份概算文件,是属于项目立项的组成文件,在项目实施阶段若没有特殊情况,是不能突破的。

合约规划:顾名思义,就把目标成本中的相应科目拆分为具体的合同限额,是从执行视角切入的,每一个合同对应着一家施工单位/供应商/设计单位/咨询单位等,用来指导和管理招标采购工作。概括为一句话,就是要明确一个项目要签订多少份合同,合同之间界面要保证不重不漏。

招采计划:这是基于合约规划而生成的一份资料,就是要明确每一份合同在什么时间签订完成,这个时间节点是根据项目施工进度确定的。通常是采用倒排工期的方式编制招采计划,鉴于篇幅有限不做展开。

2、索要已签订合同台账,以合同台账为主线,索要每份合同的相关支撑资料,包括招标文件、投标文件及答疑文件、招标图纸、施工图纸、工程数量计算底稿、变更洽商资料、批价资料、进度款资料、工程结算过程备忘资料、其他口头补充的一些信息。每一个份合同都按照这样的框架模式去梳理和交接。当完成所有交接后,就可以形成“按照合同维度进行存储”的资料管理模式,该模式可参照本公众号文章《不以为然的资料存储,却悄然拉开了彼此间的距离》。

这个步骤需要特别强调的,那些非显性信息的沟通,通过这种主动接收的模式去启发交接者去回忆和补充一些过程中的有效信息,尤其是交接时间节点尚未完结,正在进行的事务,存在那些问题,需要注意的事项,这是接收者眼前即时要面对的事情,没有任何缓冲。

3、上述都属于业务范围的交接,还有人文方面的交接,包括具体的工作流程,相关方人员的业务能力、工作秉性,包括委托方、施工单位,与他们沟通有哪些需要注意的事项,这些非显性、非业务方面的信息也是需要去关注的。交接者不会主动提及,但接收者需要主动去问询,这些信息可以帮助接收者更顺畅的融入工作的场景,缩短磨合的时间。

05 主动交,效果会更好

以上是假定交接者对拟交接业务资料存储和管理不规范的场景,若交接者管理规范,则基本交接工作基本就剩下第3条的内容了。

对于交接者而言能否做到,不说一句话,把所有的文件直接拷贝给接收者就可以完成交接呢?

不说一句话有点难,但可以说更少的话是可以实现的,在此推荐一种方式。

为每一份合同建立一份工作实施备忘录,详细记录每份合同相关事项的进展情况,遇到的问题、解决的方式,需要注意的事项。

或许你会担心,这样做是不是会给造价从业者带来额外的工作负担呢?

其实是不会的,因为现在造价咨询公司基本都要求写工作日志,工作日志的通常方式是以天/周为单位,记录这段时间的一些情况,这种工作日志其实是为了满足公司对员工日常管理的需要,很多都是应付的状态,使用的都是抽象的词汇,实际意义不大。

若把写工作日志换以合同的维度去编写,就是我们要的合同实施备忘录,把工作日志记录的内容分拆到每一个合同实施的备忘录中,日积月累,就形成了一份合同实施备忘录,可以详见的记录合同履行过程中的问题,可以让接收者获取更多的过程信息,更好的开展后续的工作。

日志稍加调整就成为了每份合同的实施备忘录,把隐性的信息显性化。

需要特别提示的是:备忘录的用词要避免抽象化,必须要具象,只有这样才能有价值,要侧重于合同履行阶段及结算阶段需要注意的事项为主。

这种备忘录不仅是为了交接的需要,其实为了冲抵时间的遗忘,每一个造价从业者都有必要养成这样一种工作习惯,在自己头脑记忆最清晰的时间点,去记录下那些有效信息,否则当你需要时,再去追溯或回忆那些信息,内心那份“悔恨感”是可以想象到的。